Intensive Kinderbetreuung und intensive Elternaktivierung – das waren zentrale Gründe, warum wir uns für eine Neugründung eines eigenen Trägers der Kinder- und Jugendhilfe entschieden hatten. „Intensiv“ klingt dabei nach viel Zeit. Stimmt auch – alles wofür man sich intensiv einsetzt, muss man entsprechend viel Zeit aufbringen. Nun ist die Idee, die vielen Prozesse, die es in einer Einrichtung der Kinder- und Jugendhilfe gibt soweit zu strukturieren und digitalisieren, dass am Ende vom Tag mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge bleibt: unsere anvertrauten Kinder.

Dabei bringt die Digitalisierung von Geschäftsprozessen freilich nicht nur reine Zeitersparnis. Vielmehr ist sie zentraler Bestandteil unserer Organisation und findet sich auch im pädagogischen Konzept wieder. Wir sind der Überzeugung, dass unsere Kinder, Mitarbeiter*innen, Eltern und Kooperationspartner*innen von unserem modernen Digitalisierungskonzept gleichermaßen profitieren.

Natürlich werden unsere Kinder niemals von Robotern betreut – schließlich passiert Erziehung fast ausschließlich zwischenmenschlich. Wir sehen die Digitalisierung als Hilfsmittel für alle Beteiligte und als Vehikel zum Transport von Medienkompetenz an unsere Kinder. Im folgenden Beitrag beschreiben wir die Nutzungsszenarien und gehen bereits auf die geplante technische Umsetzung ein.

Das Digitalisierungskonzept sowie die Umsetzung erfolgt übrigens unentgeltlich durch Felix Stapel und seiner Firma Batch Consulting : https://batch-consulting.de

Kinder

Die Kinder in unserer Einrichtung sind das Herzstück des Unternehmens, alles dreht sich um sie. Die Klientenverwaltung ist dabei die zentrale Funktion bei Dokumentationsprozessen im Rahmen unserer sozialen Arbeit. Die Zeit von dicken, unübersichtlichen Aktenordnern soll bei uns allerdings der Vergangenheit angehören. Wir planen das Ablegen aller relevanter Informationen zu den uns anvertrauten Kindern in einer „digitalen Klientenakte“.

In den Stammdaten können wir alle relevanten Daten unserer Klient*innen erfassen und erhalten so eine komplette digitale Fallakte, auf deren Grundlage wir das gesamte Fallmanagement inklusive der Maßnahmen- und Hilfeplanung koordinieren können. 

Diese Maßnahmen und damit die Entwicklung der Kinder lässt sich digital mit frei-definierten Fragebögen regelmäßig abfragen und schafft so eine nachhaltige Dokumentation über die Entwicklung der Kinder und unserer Leistung. Solche Fragebögen können übrigens auch genutzt werden, um am Ende des Monats automatisiert einen Leistungsbericht zu erstellen. Dieser Bericht beinhaltet die Entwicklung der Klient*innen, zusammen mit den wichtigsten Terminen des Kindes und muss monatliche dem Jugendamt zur Verfügung gestellt werden. Wir planen diesen Vorgang durch die Automatisierung um viele Stunden pro Monat verkürzen zu können!

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die zentrale Verfügbarkeit der Terminkalender. Es wird einen Terminkalender pro Gruppe und aber auch pro Kind geben. Dabei haben alle berechtigten Personen Zugriff auf die Termine. Das erspart deutlich Zeit in der Terminfindung und Organisation.

Mitarbeiter*innen

Der einfache Zugang zu Informationen und die intuitive Bedienung unserer Softwarelösung wird eine Schlüsselrolle in der Umsetzung unseres Digitalisierungswillens sein. Nur wenn die Rahmenparameter stimmen, kann auch der gewünschte Effekt – nämlich hauptsächlich Zeitersparnis – erreicht werden.

Daher planen wir für alle Mitarbeiter*innen jeweils ein (gebrauchtes) iPad anzuschaffen. Glücklicherweise haben wir bereits einen Sponsor für diese Investition gefunden! Mehr dazu erfahrt ihr natürlich hier im Blog. Das iPad wird zentraler Teil der täglichen Dokumentationsarbeit der Pädagogen*innen werden. Einige Aufgaben, welche die Erzieher*innen über das iPad abdecken sind zum Beispiel:

• Anwesenheit der Kinder dokumentieren
• Medikation dokumentieren
• Elternbesuche dokumentieren
• Termine einsehen & planen (U- Untersuchungen, Elternbesuche, Hilfepläne, Termine der Schule etc.)
• Zugriff auf Steckbriefe & Kontakte der Kinder
• Fragebögen aufnehmen
• Dienstübergaben dokumentieren
• Taschengeld verwalten
• Erinnerungs- und Aufgabenfunktion
• Dokumentation „Besonderer Vorkommnisse“
• Checklisten für Neuaufnahmen und Entlassungen durchgehen
• Zugriff auf Dienstplan inkl. Tauschanfragen

Stichwort Dienstpläne!

Leider führen die Dienstpläne oft zu Unzufriedenheit unter den Mitarbeiter*innen. Einerseits weil persönliche Frei-Anfragen der Mitarbeiter*innen ungehört bleiben oder ein Teil der Mitarbeiter*innen öfter an den Wochenenden arbeitet als Andere. Sehr oft werden Dienstpläne noch „per Hand“ erstellt. Das führt genau zu den oben genannten Problematiken. Hinzu kommt, dass die Personalplanung akribisch darauf achten muss, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Wir planen den Einsatz einer KI-basierten Schichtplanung inkl. einfacher Tauschmöglichkeit für unsere Mitarbeiter*innen. Das System plant vollautomatisch die Dienste, unter Berücksichtigung persönlicher Anforderungen der Mitarbeiter*innen und Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben. Die Tauschmöglichkeit kann direkt in der App erfolgen. Die Software teilt im Übrigen die Wochenend- und Feiertagsdienste zwischen den Mitarbeiter*innen fair auf. Wir sind zuversichtlich, dass ein solches System die Mitarbeiterzufriedenheit stärkt.

Unsere Mitarbeiter*innen sollen sich bei uns wohl fühlen. Dazu gehört auch die Option sich per Video-Konferenz zu Team-Sitzungen hinzuzuschalten, um unnötige Fahrtwege und damit Fahrtzeiten zu vermeiden.

Ach hatten wir bereits erwähnt, dass wir eine Ladestation für Elektroautos planen, an denen unsere Mitarbeiter*innen ihre Elektrofahrzeuge über die Photovoltaikanlage oder Batteriespeicher während der Schicht laden lassen können?

Tagesgeschäft Verwaltung

Zur Verwaltung der Einrichtung planen wir, wie im Tagesgeschäft mit den Kindern (oben beschrieben), digitale Prozesse. So arbeitet die Verwaltung mit der gleichen Software wie die Mitarbeiter*innen. Außerdem ist die Buchhaltung und Belegarbeit ebenso digitalisiert, wie die Dokumentenablage. Für die Unterzeichnung von Verträgen oder anderen Dokumenten werden wir zertifizierte digitale Unterschriftenprogramme nutzen. Das ist eine erhebliche Abkürzung zum: ausdrucken, unterschreiben, einscannen, abspeichern, versenden im üblichen Verwaltungsprozess.

Technische Hilfsmittel und Software

Für die Umsetzung unserer Maßnehmen im Digitalisierungsbereich planen wir den Einsatz der folgenden Komponenten. Wir sind jederzeit für Vorschläge offen, falls ihr bessere Lösungen kennt oder ihr kostengünstige Alternativen parat habt.

Nutzen

Warum das Ganze? Wie unterwegs in diesem Artikel schon immer mal wieder angeschnitten: primär möchten wir lieber unseren Aufgaben der sozialen Arbeit nachgehen, als in Dokumenten zu wühlen, am Computer lange Berichte zu schreiben oder unzählige Listen ständig zu aktualisieren. Wir möchten uns darauf konzentrieren können, was wirklich zählt: unsere Klient*innen.

Weiteren Effekte der digitalen Prozesse und digitaler Helferlein versprechen wir uns in der Mitarbeiterbindung. Gerade in Hinblick auf die Dienstplanung und Online-Teilnahme an Team-Sitzungen sind wir zuversichtlich, dass wir Zufriedenheit und Mitbestimmung fördern.

Durch den zeitigen Umgang mit digitalen Produkten, wie Video-Konferenzen, möchten wir unsere Kinder pädagogisch wertvoll für die digitalen Medien sensibilisieren. Letztendlich wachsen die Kinder von heute in einer massiv digitalisierten Welt auf und können bei uns im pädagogisch geschützten Raum erste Erfahrungen mit digitalen Medien machen. Wir versprechen uns dadurch eine erhöhte Bereitschaft der Kinder sich später mit digitalen Produkten und deren Inhalten konstruktiv und kritisch auseinander zu setzen, sowie Begeisterung hierfür zu entwickeln.

Für unser Vorhaben die Kinder- und Jugendhilfe mit einfachen, digitalen Prozessen zu unterlegen, benötigen wir eine Software, die uns bei der Dokumentation unterstützt und viele Prozesse vereinfacht. Hierfür war der erste Plan eine eigene Software zu entwickeln. Vielmehr sollte es eine App werden, die auf einem Tablet betrieben wird. Das stellte Felix vor mehrere Stunden Arbeit. Es wurde bereits der erste grobe Prototyp fertig. Gespräche mit Software-Entwicklern und Firmen, die eine solche App programmieren würden, ergaben die Gewissheit, dass eine solche App nicht nur eine hohe Komplexität hätte, sondern auch ein hohes Maß an Datenschutz benötigt.  

Felix entschied sich nebenbei nach schon fertigen Systemen zu schauen und stieß auf solche, die unseren Anforderungen in Teilen entsprachen. Nach einiger Recherche stieß er tatsächlich auf ein ideales Softwaresystem für unser Vorhaben. Nach mehreren Probemonaten mit vielen Varianten (Dokumentation für den Klienten, Finanzmodul, Kalenderplanung,…) entschieden wir uns im August 2020 dann für diese Software. Der Plan ist diese ½ Jahr vor Eröffnung der Wohngruppe zu kaufen und für uns zu individualisieren. Anschließend müssen alle Mitarbeiter für diese Softwarelösung geschult werden. Sie wird zentraler Bestandteile fast aller Prozesse im Alltagsgeschäft sein. Für die Nutzung der Software wird die Anschaffung von iPads notwendig sein.  

Heute wurde die Webseite online gebracht.

Zwei Wochenende und eine Menge Nerven hat es trotz Vorkenntnisse von Felix gebraucht. Leider sind einige Dinge noch immer nicht so, wie wir uns das vorstellen (wer mir sagen kann, warum die Dreieck-Icons im Menüband zu Vierecken auf anderen Seiten als der „Home“ Seite werden, der soll sich bitte bei mir melden). Das Gerüst aber steht und der Blog kann sehr einfach geführt werden.

Für alle die es interessiert:

Domains: Seelenstärker-Felia.de, Seelenstärker.de, Seelenstaerker-Felia.de, Seelenstaerker.de
Hoster: Strato

Investitionsbedarf 

Felix setzt sich deswegen intensiv mit Finanzierungsmöglichkeiten auseinander. Eine Möglichkeit ist von verschiedenen Stellen für verschiedene Teile unseres Vorhabens (Gebäude, Digitalisierung, Energie…) Fördermittel zu beantragen.

Fördermittel

Für folgende Bereiche können möglicherweise Fördergelder beantragt werden: 

Gründung 

Die Gründungskosten betragen – neben der Einlage des Stammkapitals für die Körperschaft der gGmbH – ca. 7.000 €. Sie setzen sich wie folgt zusammen:  

• Steuerberater: Beratung und Unterstützung zur Gründung, steuerliche Ausgestaltung, Vorschläge zu Arbeitsverträgen und Lohnabrechnung. Die Kosten betragen ca. 4.000 €  
• Anwalt für die Ausarbeitung eines Gesellschaftervertrag ca. 2.000 €  
• Notar und Nebenkosten ca. 1.000 € 

Bau- und Investition 

Stand Oktober 2020 ist der Neubau einer Immobilie geplant.  Die Eckdaten hierzu sind folgende: 

1. Grundstück in Borna 

2. Grundstücksgröße ca. 1.000 m² 

3. Wohnfläche ca. 310 m² 

4. Zwei Etagen, Flachdach

5. Untere Etage barrierefrei geeignet für Rollstuhlfahrer 

6. Erd- oder Luftwärmepumpe für die Energieversorgung, ggf. Solarelemente  

Gemäß erster Kostenindikation durch den Projektentwickler und Baufirma ist mit einem Quadratmeterpreis von ca. 2.200 € für die Errichtung des Neubaus zu rechnen. Der Bau zählt aufgrund seiner zukünftigen Verwendung als stationäres betreutes Wohnen der Kinder- und Jugendhilfe als Sonderbau. Die Baukosten belaufen sich demnach voraussichtlich auf ca. 954.706 €.

Das Grundstück wird voraussichtlich 129.760 € kosten. 

Die Kaufnebenkosten, inkl. Begutachtung haben wir mit ca. 15.000 € geplant.  

Update November 2021: Wir haben eine Förderzusage für einen KfW-Kredit bekommen

Energie 

Der Neubau wird nach den aktuellen Energiestandards erbaut. Die primäre Energiequelle ist als eine effiziente und nachhaltige Erd- oder Luftwärmepumpe geplant. Die Kosten hierfür belaufen sich auf ca. 25.000 €. Optional ist die Anschaffung einer Solaranlage zu ca. 15.000 € eine weitere Energiequelle zur Abdeckung des Strombedarfs.  

Die Erd- bzw. Luftwärmepumpe ist bereits in den Neubaukosten von 2.200 € pro Quadratmeter enthalten. Die Solaranlage ist optional. 

2021 ergab sich eine Änderung in der Primärenergielieferung. Das Grundstück wird an des lokale Fernwärmenetz angeschlossen. Hierdurch haben wir geringere Investitionskosten, da die Anschaffung einer Heizanlage entfällt.

Update Januar 2022: Uns wurde mitgeteilt, dass wir nun doch nicht an die Fernwärme angeschlossen werden. Nun müssen wir uns doch Gedanke zu einer anderen Energiequelle machen. Das bedeutet leider auch, dass wieder Mehrkosten entstehen.

Zur effizienten Nutzung der Energie ist die Verwendung von Smart-Home Bauteilen geplant.  

Für die Mitarbeiter und Besucher kann eine Elektro-Auto Ladestation (Wallbox) installiert werden, um den Mobilitätswandel und die Mitarbeitergewinnung zu fördern. Ein Wallbox inklusive der Installation beträgt ca. 3.600 €.  

Digitalisierung 

Die Digitalisierung wird ein zentraler Bestandteil der täglichen Arbeitsabläufe. Von einer digitalen Patientenakte über gemeinsame Kalenderlösungen und digitale, standardisierte Fragebögen werden auch regelmäßige Teamsitzungen über moderne Softwarelösungen, virtuell abgehalten werden können. Die Digitalisierung verfolgt dabei zwei wesentliche Ziele: Zeitersparnis im täglichen Arbeitsalltag durch vereinfachte, digitale Dokumentation, welche man effizient am Kind einsetzen kann. Des Weiteren wird eine Medienkompetenz bei den Kindern gefördert. Dies erfolgt selbstverständlich alters- und bedürfnisgerecht. Zukünftig sind Video-Sprechstunden bei Ärzten oder Videokonferenzen mit Vormündern oder Familienangehörigen denkbar.  

Die Beschaffung einer modernen Softwarelösung für den sicheren, digitalen Betrieb inkl. passender Module, individueller Anpassung und Schulung wird ca. 10.500 € kosten. Zur Ausführung der Softwarelösung ist die Anschaffung von iPads für die Mitarbeiter geplant, welche ca. 2500 € kosten werden. Die monatlichen Kosten belaufen sich auf ca. 200 € für die Softwarelizenzen und 240 € für die Vernetzung der Tablets (SIM Karten). Dies ergibt über die Abschreibungsdauer der iPads von 3 Jahren Gesamtkosten in Höhe von ca. 30.000 €.

Aus- und Fortbildung 

Zukünftig sollen nach dem pädagogischen Konzept alle Mitarbeiter eine  traumapädagogische Weiterbildung erfahren. Eine Weiterbildung in „Traumapädagogik und traumazentrierte Fachberatung” am Psychotraumazentrum Leipzig e.V. beispielsweise verursacht Kosten in Höhe von 3.100 € pro Mitarbeiter. Bei 6 Mitarbeitern und der Leitung entspricht das Gesamtkosten von 21.700 €. 

Vorhabenbeschreibung

Für die Beantragung jeglicher Fördermittel ist es notwendig eine Vorhabenbeschreibung vorzulegen. Hier wird erstmal allgemein beschrieben, was das Vorhaben ist, welche Zielgruppe angesprochen werden soll, wo das Vorhaben stattfindet. Ebenso wird die Konzeption angerissen und natürlich beschrieben, welche Finanzierungsmöglichkeiten wir sehen. Dafür war es notwendig sich mit allen konzeptionellen Ansätzen auseinandersetzen, um eine gute Grundlage für unsere Konzeption zu legen. Außerdem stimmten wir uns ständig zu allen Einzelheiten ab, um auch später im Handeln eine Einheit bilden zu können und Einigkeit zu schaffen. Am Ende reichten wir, nach monatelanger Verschriftlichung und vielen Änderungen, die Vorhabensbeschreibung bei einem möglichen Finanzier bzw. Förderer ein. Dieser reichte unser Vorhaben beim Sozialministerium ein. Daumen drücken für ein positives Ergebnis.  

Update 2021: Leider hat es mit dieser Förderung nicht geklappt. Allerdings sind wir mit zwei Banken in Verhandlungen für einen Kredit.

Update November 2021: Wir haben eine Finanzierungsbank gefunden: Es kann losgehen

Aber damit nicht genug. Wir informieren uns auch weiterhin bei möglichen Förderern über deren Fördervoraussetzungen, versuchen diese umzusetzen, um weitere Anträge und Vorhabensbeschreibungen an mögliche Förderer rausgeben zu können. Dieser Prozess wird uns weiterhin begleiten.