Konzeptarbeit

Intensive Kinderbetreuung und intensive Elternaktivierung – das waren zentrale Gr├╝nde, warum wir uns f├╝r eine Neugr├╝ndung eines eigenen Tr├Ągers der Kinder- und Jugendhilfe entschieden hatten. „Intensiv“ klingt dabei nach viel Zeit. Stimmt auch – alles wof├╝r man sich intensiv einsetzt, muss man entsprechend viel Zeit aufbringen. Nun ist die Idee, die vielen Prozesse, die es in einer Einrichtung der Kinder- und Jugendhilfe gibt soweit zu strukturieren und digitalisieren, dass am Ende vom Tag mehr Zeit f├╝r die wirklich wichtigen Dinge bleibt: unsere anvertrauten Kinder.

Dabei bringt die Digitalisierung von Gesch├Ąftsprozessen freilich nicht nur reine Zeitersparnis. Vielmehr ist sie zentraler Bestandteil unserer Organisation und findet sich auch im p├Ądagogischen Konzept wieder. Wir sind der ├ťberzeugung, dass unsere Kinder, Mitarbeiter*innen, Eltern und Kooperationspartner*innen von unserem modernen Digitalisierungskonzept gleicherma├čen profitieren.

Nat├╝rlich werden unsere Kinder niemals von Robotern betreut – schlie├člich passiert Erziehung fast ausschlie├člich zwischenmenschlich. Wir sehen die Digitalisierung als Hilfsmittel f├╝r alle Beteiligte und als Vehikel zum Transport von Medienkompetenz an unsere Kinder. Im folgenden Beitrag beschreiben wir die Nutzungsszenarien und gehen bereits auf die geplante technische Umsetzung ein.

Das Digitalisierungskonzept sowie die Umsetzung erfolgt ├╝brigens unentgeltlich durch Felix Stapel und seiner Firma Batch Consulting : https://batch-consulting.de

Kinder

Die Kinder in unserer Einrichtung sind das Herzst├╝ck des Unternehmens, alles dreht sich um sie. Die Klientenverwaltung ist dabei die zentrale Funktion bei Dokumentationsprozessen im Rahmen unserer sozialen Arbeit. Die Zeit von dicken, un├╝bersichtlichen Aktenordnern soll bei uns allerdings der Vergangenheit angeh├Âren. Wir planen das Ablegen aller relevanter Informationen zu den uns anvertrauten Kindern in einer „digitalen Klientenakte“.

Beispiel aus einer digitalen Klientenakte (Quelle: Handbuch WizPortal)

In den Stammdaten k├Ânnen wir alle relevanten Daten unserer Klient*innen erfassen und erhalten so eine komplette digitale Fallakte, auf deren Grundlage wir das gesamte Fallmanagement inklusive der Ma├čnahmen- und Hilfeplanung koordinieren k├Ânnen.┬á

Diese Ma├čnahmen und damit die Entwicklung der Kinder l├Ąsst sich digital mit frei-definierten Frageb├Âgen regelm├Ą├čig abfragen und schafft so eine nachhaltige Dokumentation ├╝ber die Entwicklung der Kinder und unserer Leistung. Solche Frageb├Âgen k├Ânnen ├╝brigens auch genutzt werden, um am Ende des Monats automatisiert einen Leistungsbericht zu erstellen. Dieser Bericht beinhaltet die Entwicklung der Klient*innen, zusammen mit den wichtigsten Terminen des Kindes und muss monatliche dem Jugendamt zur Verf├╝gung gestellt werden. Wir planen diesen Vorgang durch die Automatisierung um viele Stunden pro Monat verk├╝rzen zu k├Ânnen!

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die zentrale Verf├╝gbarkeit der Terminkalender. Es wird einen Terminkalender pro Gruppe und aber auch pro Kind geben. Dabei haben alle berechtigten Personen Zugriff auf die Termine. Das erspart deutlich Zeit in der Terminfindung und Organisation.

Kalenderfunktion (Quelle: Handbuch WizPortal)

Mitarbeiter*innen

Der einfache Zugang zu Informationen und die intuitive Bedienung unserer Softwarel├Âsung wird eine Schl├╝sselrolle in der Umsetzung unseres Digitalisierungswillens sein. Nur wenn die Rahmenparameter stimmen, kann auch der gew├╝nschte Effekt – n├Ąmlich haupts├Ąchlich Zeitersparnis – erreicht werden.

Daher planen wir f├╝r alle Mitarbeiter*innen jeweils ein (gebrauchtes) iPad anzuschaffen. Gl├╝cklicherweise haben wir bereits einen Sponsor f├╝r diese Investition gefunden! Mehr dazu erfahrt ihr nat├╝rlich hier im Blog. Das iPad wird zentraler Teil der t├Ąglichen Dokumentationsarbeit der P├Ądagogen*innen werden. Einige Aufgaben, welche die Erzieher*innen ├╝ber das iPad abdecken sind zum Beispiel:

  • Anwesenheit der Kinder dokumentieren
  • Medikation dokumentieren
  • Elternbesuche dokumentieren
  • Termine einsehen & planen (U- Untersuchungen, Elternbesuche, Hilfepl├Ąne, Termine der Schule etc.)
  • Zugriff auf Steckbriefe & Kontakte der Kinder
  • Frageb├Âgen aufnehmen
  • Dienst├╝bergaben dokumentieren
  • Taschengeld verwalten
  • Erinnerungs- und Aufgabenfunktion
  • Dokumentation „Besonderer Vorkommnisse“
  • Checklisten f├╝r Neuaufnahmen und Entlassungen durchgehen
  • Zugriff auf Dienstplan inkl. Tauschanfragen

Stichwort Dienstpl├Ąne!

Leider f├╝hren die Dienstpl├Ąne oft zu Unzufriedenheit unter den Mitarbeiter*innen. Einerseits weil pers├Ânliche Frei-Anfragen der Mitarbeiter*innen ungeh├Ârt bleiben oder ein Teil der Mitarbeiter*innen ├Âfter an den Wochenenden arbeitet als Andere. Sehr oft werden Dienstpl├Ąne noch „per Hand“ erstellt. Das f├╝hrt genau zu den oben genannten Problematiken. Hinzu kommt, dass die Personalplanung akribisch darauf achten muss, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Wir planen den Einsatz einer KI-basierten Schichtplanung inkl. einfacher Tauschm├Âglichkeit f├╝r unsere Mitarbeiter*innen. Das System plant vollautomatisch die Dienste, unter Ber├╝cksichtigung pers├Ânlicher Anforderungen der Mitarbeiter*innen und Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben. Die Tauschm├Âglichkeit kann direkt in der App erfolgen. Die Software teilt im ├ťbrigen die Wochenend- und Feiertagsdienste zwischen den Mitarbeiter*innen fair auf. Wir sind zuversichtlich, dass ein solches System die Mitarbeiterzufriedenheit st├Ąrkt.

Schichtplanung am Tablet (Quelle: http://www.sheepblue.com/)

Unsere Mitarbeiter*innen sollen sich bei uns wohl f├╝hlen. Dazu geh├Ârt auch die Option sich per Video-Konferenz zu Team-Sitzungen hinzuzuschalten, um unn├Âtige Fahrtwege und damit Fahrtzeiten zu vermeiden.

Ach hatten wir bereits erw├Ąhnt, dass wir eine Ladestation f├╝r Elektroautos planen, an denen unsere Mitarbeiter*innen ihre Elektrofahrzeuge ├╝ber die Photovoltaikanlage oder Batteriespeicher w├Ąhrend der Schicht laden lassen k├Ânnen?

Tagesgesch├Ąft Verwaltung

Zur Verwaltung der Einrichtung planen wir, wie im Tagesgesch├Ąft mit den Kindern (oben beschrieben), digitale Prozesse. So arbeitet die Verwaltung mit der gleichen Software wie die Mitarbeiter*innen. Au├čerdem ist die Buchhaltung und Belegarbeit ebenso digitalisiert, wie die Dokumentenablage. F├╝r die Unterzeichnung von Vertr├Ągen oder anderen Dokumenten werden wir zertifizierte digitale Unterschriftenprogramme nutzen. Das ist eine erhebliche Abk├╝rzung zum: ausdrucken, unterschreiben, einscannen, abspeichern, versenden im ├╝blichen Verwaltungsprozess.

Digitale Unterschrift und Dokumentenverwaltung (Quelle: https://www.adobe.com/)

Technische Hilfsmittel und Software

F├╝r die Umsetzung unserer Ma├čnehmen im Digitalisierungsbereich planen wir den Einsatz der folgenden Komponenten. Wir sind jederzeit f├╝r Vorschl├Ąge offen, falls ihr bessere L├Âsungen kennt oder ihr kosteng├╝nstige Alternativen parat habt.

ProduktTypBeschreibungEinsatzzweck
TabletHardwareGebrauchte iPads,
Alter spielt keine Rolle
– Tagesgesch├Ąft der P├Ądagogen
– Einw├Ąhlen in Videokonferenzen
– Schichtplan-├ťbersicht
– Navigation f├╝r Betriebsfahrzeug
KlientenmanagementSoftwareSOLVITEERS – WizPortal– Siehe Bericht oben
KI-SchichtplanSoftwareSheepblue– KI-basierte Schichtplanung
– Tauschm├Âglichkeit untereinander
Digitale UnterschriftSoftwareDocuSign– digitale Unterschriften
VertragsverwaltungSoftwareMS SharePoint– digitale Vertragsverwaltung
– K├╝ndigungsfristen
– Erinnerungsfunktion
Digitale BuchhaltungSoftwareBuchhaltungsbutler– Buchhaltung
– Belegmanagement
DokumentenscannerHardwarenoch nicht festgelegt– Einscannen von Dokumenten
– Ordnung im Management-system
DokumentenmanagementSoftwarenoch nicht festgelegt– Digitale Dokumentenverwaltung
– sicherer Zugriff von ├╝berall
Video KonferenzsystemSoftwareMS Teams– Online-Konferenzen mit Partnern
– Team-Beratungen online
– Kontakt der Klient*innen mit Eltern
Elektron. Schlie├čsystemHardwarenoch nicht festgelegt– Eingangst├╝r mit Transponder statt Schl├╝ssel
– Bei Verlust wird Transponder gesperrt

Nutzen

Warum das Ganze? Wie unterwegs in diesem Artikel schon immer mal wieder angeschnitten: prim├Ąr m├Âchten wir lieber unseren Aufgaben der sozialen Arbeit nachgehen, als in Dokumenten zu w├╝hlen, am Computer lange Berichte zu schreiben oder unz├Ąhlige Listen st├Ąndig zu aktualisieren. Wir m├Âchten uns darauf konzentrieren k├Ânnen, was wirklich z├Ąhlt: unsere Klient*innen.

Weiteren Effekte der digitalen Prozesse und digitaler Helferlein versprechen wir uns in der Mitarbeiterbindung. Gerade in Hinblick auf die Dienstplanung und Online-Teilnahme an Team-Sitzungen sind wir zuversichtlich, dass wir Zufriedenheit und Mitbestimmung f├Ârdern.

Durch den zeitigen Umgang mit digitalen Produkten, wie Video-Konferenzen, m├Âchten wir unsere Kinder p├Ądagogisch wertvoll f├╝r die digitalen Medien sensibilisieren. Letztendlich wachsen die Kinder von heute in einer massiv digitalisierten Welt auf und k├Ânnen bei uns im p├Ądagogisch gesch├╝tzten Raum erste Erfahrungen mit digitalen Medien machen. Wir versprechen uns dadurch eine erh├Âhte Bereitschaft der Kinder sich sp├Ąter mit digitalen Produkten und deren Inhalten konstruktiv und kritisch auseinander zu setzen, sowie Begeisterung hierf├╝r zu entwickeln.