Willkommen bei den Seelenstärkern

Konzeptarbeit

Intensive Kinderbetreuung und intensive Elternaktivierung – das waren zentrale Gründe, warum wir uns für eine Neugründung eines eigenen Trägers der Kinder- und Jugendhilfe entschieden hatten. „Intensiv“ klingt dabei nach viel Zeit. Stimmt auch – alles wofür man sich intensiv einsetzt, muss man entsprechend viel Zeit aufbringen. Nun ist die Idee, die vielen Prozesse, die es in einer Einrichtung der Kinder- und Jugendhilfe gibt soweit zu strukturieren und digitalisieren, dass am Ende vom Tag mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge bleibt: unsere anvertrauten Kinder.

Dabei bringt die Digitalisierung von Geschäftsprozessen freilich nicht nur reine Zeitersparnis. Vielmehr ist sie zentraler Bestandteil unserer Organisation und findet sich auch im pädagogischen Konzept wieder. Wir sind der Überzeugung, dass unsere Kinder, Mitarbeiter*innen, Eltern und Kooperationspartner*innen von unserem modernen Digitalisierungskonzept gleichermaßen profitieren.

Natürlich werden unsere Kinder niemals von Robotern betreut – schließlich passiert Erziehung fast ausschließlich zwischenmenschlich. Wir sehen die Digitalisierung als Hilfsmittel für alle Beteiligte und als Vehikel zum Transport von Medienkompetenz an unsere Kinder. Im folgenden Beitrag beschreiben wir die Nutzungsszenarien und gehen bereits auf die geplante technische Umsetzung ein.

Das Digitalisierungskonzept sowie die Umsetzung erfolgt übrigens unentgeltlich durch Felix Stapel und seiner Firma Batch Consulting : https://batch-consulting.de

Kinder

Die Kinder in unserer Einrichtung sind das Herzstück des Unternehmens, alles dreht sich um sie. Die Klientenverwaltung ist dabei die zentrale Funktion bei Dokumentationsprozessen im Rahmen unserer sozialen Arbeit. Die Zeit von dicken, unübersichtlichen Aktenordnern soll bei uns allerdings der Vergangenheit angehören. Wir planen das Ablegen aller relevanter Informationen zu den uns anvertrauten Kindern in einer „digitalen Klientenakte“.

In den Stammdaten können wir alle relevanten Daten unserer Klient*innen erfassen und erhalten so eine komplette digitale Fallakte, auf deren Grundlage wir das gesamte Fallmanagement inklusive der Maßnahmen- und Hilfeplanung koordinieren können. 

Diese Maßnahmen und damit die Entwicklung der Kinder lässt sich digital mit frei-definierten Fragebögen regelmäßig abfragen und schafft so eine nachhaltige Dokumentation über die Entwicklung der Kinder und unserer Leistung. Solche Fragebögen können übrigens auch genutzt werden, um am Ende des Monats automatisiert einen Leistungsbericht zu erstellen. Dieser Bericht beinhaltet die Entwicklung der Klient*innen, zusammen mit den wichtigsten Terminen des Kindes und muss monatliche dem Jugendamt zur Verfügung gestellt werden. Wir planen diesen Vorgang durch die Automatisierung um viele Stunden pro Monat verkürzen zu können!

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die zentrale Verfügbarkeit der Terminkalender. Es wird einen Terminkalender pro Gruppe und aber auch pro Kind geben. Dabei haben alle berechtigten Personen Zugriff auf die Termine. Das erspart deutlich Zeit in der Terminfindung und Organisation.

Mitarbeiter*innen

Der einfache Zugang zu Informationen und die intuitive Bedienung unserer Softwarelösung wird eine Schlüsselrolle in der Umsetzung unseres Digitalisierungswillens sein. Nur wenn die Rahmenparameter stimmen, kann auch der gewünschte Effekt – nämlich hauptsächlich Zeitersparnis – erreicht werden.

Daher planen wir für alle Mitarbeiter*innen jeweils ein (gebrauchtes) iPad anzuschaffen. Glücklicherweise haben wir bereits einen Sponsor für diese Investition gefunden! Mehr dazu erfahrt ihr natürlich hier im Blog. Das iPad wird zentraler Teil der täglichen Dokumentationsarbeit der Pädagogen*innen werden. Einige Aufgaben, welche die Erzieher*innen über das iPad abdecken sind zum Beispiel:

• Anwesenheit der Kinder dokumentieren
• Medikation dokumentieren
• Elternbesuche dokumentieren
• Termine einsehen & planen (U- Untersuchungen, Elternbesuche, Hilfepläne, Termine der Schule etc.)
• Zugriff auf Steckbriefe & Kontakte der Kinder
• Fragebögen aufnehmen
• Dienstübergaben dokumentieren
• Taschengeld verwalten
• Erinnerungs- und Aufgabenfunktion
• Dokumentation „Besonderer Vorkommnisse“
• Checklisten für Neuaufnahmen und Entlassungen durchgehen
• Zugriff auf Dienstplan inkl. Tauschanfragen

Stichwort Dienstpläne!

Leider führen die Dienstpläne oft zu Unzufriedenheit unter den Mitarbeiter*innen. Einerseits weil persönliche Frei-Anfragen der Mitarbeiter*innen ungehört bleiben oder ein Teil der Mitarbeiter*innen öfter an den Wochenenden arbeitet als Andere. Sehr oft werden Dienstpläne noch „per Hand“ erstellt. Das führt genau zu den oben genannten Problematiken. Hinzu kommt, dass die Personalplanung akribisch darauf achten muss, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Wir planen den Einsatz einer KI-basierten Schichtplanung inkl. einfacher Tauschmöglichkeit für unsere Mitarbeiter*innen. Das System plant vollautomatisch die Dienste, unter Berücksichtigung persönlicher Anforderungen der Mitarbeiter*innen und Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben. Die Tauschmöglichkeit kann direkt in der App erfolgen. Die Software teilt im Übrigen die Wochenend- und Feiertagsdienste zwischen den Mitarbeiter*innen fair auf. Wir sind zuversichtlich, dass ein solches System die Mitarbeiterzufriedenheit stärkt.

Unsere Mitarbeiter*innen sollen sich bei uns wohl fühlen. Dazu gehört auch die Option sich per Video-Konferenz zu Team-Sitzungen hinzuzuschalten, um unnötige Fahrtwege und damit Fahrtzeiten zu vermeiden.

Ach hatten wir bereits erwähnt, dass wir eine Ladestation für Elektroautos planen, an denen unsere Mitarbeiter*innen ihre Elektrofahrzeuge über die Photovoltaikanlage oder Batteriespeicher während der Schicht laden lassen können?

Tagesgeschäft Verwaltung

Zur Verwaltung der Einrichtung planen wir, wie im Tagesgeschäft mit den Kindern (oben beschrieben), digitale Prozesse. So arbeitet die Verwaltung mit der gleichen Software wie die Mitarbeiter*innen. Außerdem ist die Buchhaltung und Belegarbeit ebenso digitalisiert, wie die Dokumentenablage. Für die Unterzeichnung von Verträgen oder anderen Dokumenten werden wir zertifizierte digitale Unterschriftenprogramme nutzen. Das ist eine erhebliche Abkürzung zum: ausdrucken, unterschreiben, einscannen, abspeichern, versenden im üblichen Verwaltungsprozess.

Technische Hilfsmittel und Software

Für die Umsetzung unserer Maßnehmen im Digitalisierungsbereich planen wir den Einsatz der folgenden Komponenten. Wir sind jederzeit für Vorschläge offen, falls ihr bessere Lösungen kennt oder ihr kostengünstige Alternativen parat habt.

Nutzen

Warum das Ganze? Wie unterwegs in diesem Artikel schon immer mal wieder angeschnitten: primär möchten wir lieber unseren Aufgaben der sozialen Arbeit nachgehen, als in Dokumenten zu wühlen, am Computer lange Berichte zu schreiben oder unzählige Listen ständig zu aktualisieren. Wir möchten uns darauf konzentrieren können, was wirklich zählt: unsere Klient*innen.

Weiteren Effekte der digitalen Prozesse und digitaler Helferlein versprechen wir uns in der Mitarbeiterbindung. Gerade in Hinblick auf die Dienstplanung und Online-Teilnahme an Team-Sitzungen sind wir zuversichtlich, dass wir Zufriedenheit und Mitbestimmung fördern.

Durch den zeitigen Umgang mit digitalen Produkten, wie Video-Konferenzen, möchten wir unsere Kinder pädagogisch wertvoll für die digitalen Medien sensibilisieren. Letztendlich wachsen die Kinder von heute in einer massiv digitalisierten Welt auf und können bei uns im pädagogisch geschützten Raum erste Erfahrungen mit digitalen Medien machen. Wir versprechen uns dadurch eine erhöhte Bereitschaft der Kinder sich später mit digitalen Produkten und deren Inhalten konstruktiv und kritisch auseinander zu setzen, sowie Begeisterung hierfür zu entwickeln.